Produktiv und gut vorbereitet
Mit Planung und durchdachter Vorbereitung zu deutlich höherer Produktivität. Foto: iStock.com/Deagreez.

Produktiver werden: 11 Tipps, die garantiert helfen!

Du hast den Arsch voll Arbeit, kommst aber einfach nicht aus den Pantoffeln? Woran das liegt und wie das produktiver werden leichter fallen kann, zeigen wir in diesem Artikel.

Sicher kennst du das: Deine ToDo-Liste im Kopf wird immer länger, die Uhr läuft non-stop gegen dich und dennoch kommst du einfach nicht ins Handeln. So gehst du Tag für Tag mit dem mulmigen Gefühl ins Bett, wieder kein Stück weiter gekommen zu sein. Doch bevor wir dir die Frage “Wie werde ich produktiver?” beantworten, lass uns erst einmal einen Blick auf die Gründe werfen.

Die Gründe für unproduktives Arbeiten

Einer der Hauptgründe dafür, dass Menschen einfach nicht mit ihren Vorhaben weiter kommen, ist eine viel zu lange Agenda. Klar, kommt so garantiert keine Langeweile auf, aber wie und womit du jetzt genau anfangen sollst, weißt du auch nicht so recht.

Ist die Liste an Vorhaben dagegen kurz, fehlt es oft an Planung. Du gehst z.B. abends ins Bett, weißt, was du noch alles zu erledigen hast, aber nicht wirklich, wann du was davon machen möchtest. Du lässt einfach alles auf dich zukommen.

Fehlt es zusätzlich noch an Disziplin, wird es heikel. Schnell lassen wir uns vom Smartphone, dem TV oder allen möglichen anderen Dingen ablenken. Wenig später stellen wir dann fest, wieder nicht weiter gekommen zu sein. Damit du in Zukunft (hoffentlich) etwas besser mit deinen Vorhaben voran kommst, haben wir dir ein paar nützliche Ratschläge zusammen gestellt, die du sofort im Alltag anwenden kann.

Produktivitäts-Tipps für den Alltag

1.) Was ist zu tun?!

Bevor du sinnvoll arbeiten kannst, solltest du erst einmal wissen, was überhaupt alles zu erledigen ist. Oft sprechen wir von “Unmengen an Arbeit”, obwohl wir die Menge eigentlich noch nie so genau in Zahlen gepackt haben. Wie viel ist denn “viel”? Hast du 10 oder 20 Sachen zu erledigen? Mehr oder weniger?

Deutlich produktiver durch effektive Planung
Starke Produktivität beginnt mit guter Planung.

Du solltest es tunlichst vermeiden, keinen Überblick über deine Aufgaben zu haben. Denn das Gefühl, noch Unmengen an Dingen erledigen zu müssen, ohne diese klar umrissen zu haben, belastet dich nur unbewusst.

Egal, wie viel also ansteht: Schreib’ die einzelnen Dinge auf, die zu erledigen sind! Mach dir dafür einen Zettel, besorg’ dir ein Whiteboard oder nutze hierfür eine digital Checkliste. Wenn du etwas davon erledigt hast, darfst du es von der Liste streichen. Kostenlose ToDo-Listen findest du auch im Download-Bereich.

2.) Plane sinnvoll & realistisch!

Einer der meist gemachten Fehler ist, zu viel auf einmal machen zu wollen. Die Folge: Wir wissen nicht mehr, womit wir anfangen sollen. Gerade wenn du motiviert bist, kann das schneller passieren als dir lieb ist.

Versuche, deswegen noch bevor es mit der Arbeit losgeht einen genauen Plan zu machen. Überlege, von wann bis wann du an welcher Aufgabe arbeiten möchtest. Hierfür ist es sehr wichtig, dass deine Ziele auch messbar sind, sprich du überhaupt definiert hast, wann deine Aufgabe als erledigt gilt. (Lies hierzu: Die SMART-Methode)

3.) Setze Prioritäten und fokussiere dich!

Wenn du deine Aufgaben genau geplant hast, musst du ihnen eine Wichtigkeit zuordnen. Einfach mit der ersten Aufgabe zu beginnen ist zwar super, aber oft nicht sinnvoll. Meist wirst du nämlich dann die Aufgabe wählen, auf welche du am meisten Lust hast.

Um deine Produktivität zu steigern, muss deswegen jede Aufgabe auch eine Priorität erhalten. Helfen kann dir dabei zum Beispiel die Eisenhower-Matrix. Mit ihr unterteilst du Aufgaben in vier Kategorien.

Im Anschluss bestimmst du für deinen Tag genau EINE Hauptaufgabe, auf die du dich konzentrieren möchtest. Wähle hierfür die Aufgabe heraus, die am wichtigsten und am dringendsten ist. Diese hat Vorrang vor allen anderen und muss täglich die Aufgabe sein, mit der du anfängst.

Aber: Gönn dir Pausen und wechsle zu einer anderen Tätigkeit, wenn es partout nicht mit der Hauptaufgabe klappen will. Zwing dich nicht so lange, bis du am Ende rein gar nichts gearbeitet bekommen hast.

4.) Sei ausgeruht und fit!

Lerne deinen Körper kennen. Experimentiere mit deiner Ernährung: Was macht dich fit, was macht dich müde (siehe: Brainfood)? Teste, ob du mehr Leistung bringen kannst, wenn du vor der Arbeit etwas Sport machst. Ob eine Runde laufen oder ein Besuch im Gym: Zeit für 30-60 Minuten Bewegung ist irgendwo immer.

Fit und munter bleiben
Körperliche Fitness macht produktiver.

Finde heraus, wie viel Schlaf du brauchst und verbessere dein Schlafverhalten, in dem du dich z.B. mit Schlafzyklen auseinander setzt und Müdigkeit durch zu langes Ausschlafen an freien Tagen vermeidest. Eventuell verhilft dir ja auch ein 30-minütiges Schläfchen am Mittag zu neuer Motivation.

Versuche mehr über den Tag zu trinken und verzichte am besten auf Speisen und Getränke, die deinen Blutzucker schnell ansteigen und ebenso schnell wieder abfallen lassen.

Falls du gerne Kaffee trinkst, sei dir darüber bewusst, wann und wie das enthaltene Koffein wirkt. Probiere auch, ob du mit Wasser oder Tee länger produktiver arbeiten kannst als mit Kaffee.

5.) Starte gut vorbereitet!

Sorge dafür, dass du bevor du mit der Arbeit anfängst, dein Material für die Arbeit zusammen gesucht, deinen Kaffee oder Tee gekocht und dein Geschäft erledigt hast.

So vermeidest du, alle 5 Minuten wegen irgendwelchen – angeblich ach so wichtigen – Dingen deine Arbeit unterbrechen zu müssen. Diese Unterbrechungen sind in den meisten Fällen nur eine Ausrede, nicht mit der wirklichen Arbeit anfangen oder sie fortsetzen zu können.

Verschiebe solche Erledigungen stattdessen auf feste Pausen während deiner Arbeit, z.B. je Stunde einmal für 10 Minuten. Helfen können dir dabei spezielle Apps (z.B. ein Pomodoro-Timer) oder ein ganz normaler Wecker.

6.) Lerne zu delegieren!

Versuche, wann immer möglich, Aufgaben, die du nicht zwingend selbst erledigen musst, weiter zu delegieren. Welche das sind, kannst du zum Beispiel mit der erwähnten Eisenhower-Tabelle heraus finden.

Gerade als Selbständiger, Führungskraft oder allgemein ehrgeizige Person verfällt man schnell in den Zwang, am besten alles selbst zu machen, da man der Meinung ist, nur so die Kontrolle zu behalten.

Das kostet dann Unmengen an Zeit, die du weitaus besser nutzen könntest. Oft ist es stressfreier, wirtschaftlicher und effizienter, die einen oder anderen Aufgaben von Dritten erledigen zu lassen, als sich selbst drum kümmern zu müssen. Darüber hinaus werden deine Mitarbeiter dir danken, wenn du ihnen zeigst, was du ihnen etwas zutraust.

7.) Finde Gleichgesinnte!

Egal, was deine Ziele sind, hier kommt einer der effektivsten Tipps. Suche dir Menschen, die ähnlich ticken wie du und ebenfalls ehrgeizige Ziele haben.

Zusammen sind wir oft produktiver
Zusammen mit Gleichgesinnten können wir unsere Produktivität oft deutlich steigern.

Wer schon mal beim Sport mit einem Partner gemeinsam trainiert hat, kennt die positiven Effekte hiervon nur zu gut. Gemeinsam sind wir um Welten produktiver als alleine und halten umso länger durch. Dasselbe gilt für Lerngruppen sowie für die Arbeit im Team.

Wenn wir allein sind, ist es einfach, sich vor wichtigen Aufgaben zu drücken. In einem Team ist dies deutlich schwieriger. Du möchtest die anderen nicht hängen lassen und deinen Teil beitragen. Ein weiterer Vorteil ist, dass solche “Sparring-Partner” uns motivieren können, falls wir mal nicht so produktiv sind, wie wir es eigentlich gerne wären.

Schare deswegen im Leben Gleichgesinnte um dich, die dich inspirieren und mitziehen. Menschen, die deine Ziele und deine Gedanken verstehen oder gar teilen. Lass dich auf keinen Fall von Pessimisten oder Nörglern beeinflussen.

8.) Mach dich unsichtbar!

Sorge dafür, dass du während deiner Arbeit gar nicht erst auf die Idee kommst, dich mit anderen Dingen zu beschäftigen. Checke deine E-Mails nur noch zu bestimmten Zeiten (z.B. 3-4x täglich) und verbanne dein Handy während der Arbeit in einen anderen Raum. Warum?

Der Wissenschaftler Adrian F. Ward hat mittlerweile in einer Studie gezeigt, dass ein Smartphone in unserer Reichweite unsere Leistungsfähigkeit drastisch senkt.

Nicht, weil irgendwelche Strahlen dafür verantwortlich wären. Rein aus dem Grund heraus, dass wir uns zu oft dazu hinreißen lassen, auf die elektronischen Helferlein drauf zu schauen. Kennst du bestimmt selbst oder?
Also, auch wenn es dir schwerfallen sollte, das zu glauben: Die Welt dreht sich weiter und deine Freunde werden wahrscheinlich auch nicht sofort den Notruf wählen, wenn du mal 2-3 Stunden nicht erreichbar bist.

9.) Bleib’ in Fahrt!

Es gibt Momente, da läuft die Arbeit besonders gut. Nutze diese Zeiten, in denen du “im Flow” bist. Wenn du gerade gut mit einer deiner Aufgaben voran kommst, dann setze die Arbeit daran – sofern möglich – fort.

Es macht wenig Sinn, auf dem Höhepunkt deiner Produktivität (und vielleicht auch Kreativität) einen Cut zu machen und mit einer ganz anderen Aufgabe fortzufahren. Das gilt auch, wenn du dir vielleicht eigentlich etwas anderes vorgenommen hast (wichtige Dinge mal außen vor gelassen).

Versuche ein wenig auf dein Gefühl zu hören. Sprühst du gerade vor Kreativität,  saugst du neuen Lernstoff gerade förmlich auf oder hast du gar nicht gemerkt, wie die Zeit verflogen ist? Dann nutze das aus und mach nach Möglichkeit genau damit weiter.

10.) Lass’ dich nicht ablenken!

Kreative Köpfe sind immer am rattern. Ständig schießen einem neue Ideen, Projekte und Visionen in den Kopf, die man am liebsten gleich umsetzen würde. Glaub uns, wir kennen das nur zu gut.

Dennoch solltest du tunlichst darauf achten, nicht den roten Faden deiner eigentlichen Arbeit zu verlieren. Wenn du während dem Arbeiten eine interessante neue Idee hast, dann schreibe sie auf. Wenn du auf etwas interessantes (oder auch unnötiges, aber lustiges) im Internet stößt, setze ein Lesezeichen.

So schwer es dir in der Situation auch fallen mag: Alles was nicht mit dem aktuellen Thema zu tun hat, ist jetzt tabu und muss warten. Es wird sich ein Moment ergeben, in dem du dich stattdessen damit beschäftigen kannst.

11.) Lerne von deinen Vorbildern!

Und zwar nur von deinen Vorbildern. Es ist wie in allen anderen Bereichen des Lebens. Orientiere dich nicht an Leuten, die dir irgend etwas erzählen, aber es selbst nicht hinbekommen.

Du brauchst dir von niemandem Beziehungstipps anhören, der keine glückliche Partnerschaft aufweisen kann. Genauso wenig solltest du dir Erfolgstipps von Menschen ohne Erfolg zu Herzen nehmen.

Schau’, wie echte Vorbilder ihren Alltag organisieren und mit welchen Tricks sie ihre Ziele erreichen. Falls möglich, unterhalte dich mit ihnen und frage nach Ratschlägen, wie du produktiver werden kannst. Die meisten werden ihr Wissen gerne mit dir teilen.

Wenn dir solche Vorbilder in deinem eigenen Umfeld fehlen, lies dich durch Biographien von Menschen, die dich inspirieren. So kannst du mit einem guten Buch etwas abschalten und dabei vielleicht sogar noch etwas für deinen Alltag lernen.

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